A la fin d’un projet, faut-il archiver ses dossiers ?

Encore un article inspiré du blog du freelance, et qui m’a inspiré l’illustration du jour.

La remarque à l’orginir de l’article est on ne peut plus juste, du début à sa finalisation, un projet génère beaucoup de documents et d’informations : compte-rendus, briefs, emails, rapports, reporting, specification fonctionnelles et techniques, …

Que faire de toutes ses informations une fois le projet terminé ?

Faut-il les archiver, et si oui, comment ? Quels sont les outils qui peuvent nous aider ?

En bref, plein de belles questions pour lesquelles je n’ai pas vraiment de réponse, comme d’habitude, mais des propositions pleines de bon sens.

Premièrement il faut distinguer les types de documents, il y a des documents papiers et des documents electroniques, des documents importants, parfois contractuels, et des document de travail.

Pas la peine d’avoir fait de longues études pour comprendre qu’à la fin d’un projet, tout se qui n’est pas important peut être bazardé. Les documents de travails, les mails d’échange, les expression de besoin, les notes… Ca fait déjà tout un tas de truc à foutre en l’air et qui ne nous encombrera plus.

En ce qui concerne les documents « importants », la question peut se poser. Doit-on garder par exemple les spécifications techniques détaillées d’un projet sur lequel on a bossé? Et le contrat ? Et le PV de recette fonctionnelle validant la mise en production d’un projet ?

A l’heure du tout électronique, j’aurai tendance à dire que si vous avez le document en mail, faite une archive de vos mails « importants » et conservez cette archive. Balancez le papier!

Si vous êtes freelance, ou prestataire et que vous changez régulièrement de mission, soyons honnêtes, même garder l’archive ne sert à rien.
J’ai longtemps fait ça, pensant que ce que j’avais fait sur ma mission précédente pourrait me servir sur ma nouvelle mission.

Pipo-flutte!

Je n’ai jamais relu un seul de mes documents, tant chaque mission est différente. A la limite on peut conserver les modèles de documents, mais même là, chaque entreprise à ses propres modèles, sa façon de travailler, pas simple d’arriver avec son propre modèle et de l’imposer.

J’ai aussi gardé tous mes cahiers de notes, j’ai 13 ans de cahier quelque part chez moi. Et je peux vous assurer que ca ne sert à rien. Je n’ai jamais relu une seule fois mes cahiers. Sauf que moi j’ai une raison, mes cahiers sont également remplis de dessins, et je ne garde pas les notes, mais mes gribouillis. Il m’arrive donc parfois de feuilleter un cahier au pif pour retomber avec plaisir sur mes dessins du moment.

A la question « faut-il conserver ses archives à la fin d’un projet », je répondrai donc que si ca vous fait plaisir, conserver des archives électronique light quelque part, et foutez le reste à la benne.

J’aurai même tendance à penser que comme à la fin de l’école, il ne faut pas hésiter à faire un feu de camp avec vos notes, comme vous l’aviez fait avec vos cours. (bon, moi je ne l’ai pas fait, mais c’est parce que j’ai plein de dessins sur mes cahiers de cours)

Bon week end les zaminches.